MODÜL 06 · ARKA OFİS
Filo & Yakıt Takibi
Sahada onlarca araç, tek ekranda: rotalar, yakıt tüketimi ve mesai dışı kullanım otomatik izlenir; personel bazlı kilometre dökümü derlenmez, kendiliğinden çıkar.
NELER OTOMATİKLEŞİYOR
Bu modül hangi işi sizden alıyor?
- Kilometre çizelgesi
- Kim hangi işe kaç kilometre gitti sorusunu elle hesaplama işi kalkar. Döküm personel bazında kendiliğinden çıkar.
- İş ve özel ayrımı
- Mesai içi ve mesai dışı kullanımı ayırma işi kalkar. Kişiye yansıtma kayda dayanır, tartışmaya açılmaz.
- Yakıt takibi
- Yakıt fişlerini araç bazında toplama işi kalkar. Anormal tüketim fatura büyümeden işaretlenir.
- Filo raporu
- Aylık filo maliyet raporunu hazırlama işi kalkar; kırılımıyla birlikte hazır gelir.
NASIL YÜRÜYOR
Filo nasıl izleniyor
Onlarca araç, yakıt ve kilometre tek sistemde. Kilometre çizelgesi tutulmaz, yakıt tablosu doldurulmaz; kayıtlar kendiliğinden birikir.
Aşağıdaki adımların hiçbiri elle yapılmaz. Yakıt ve kilometre kaydının işlenmesinden aylık filo raporunun hazırlanmasına kadar bütün adımlar sistem tarafından yürütülür.
Filo maliyeti tek ekranda toplanır
Araç sayısı, yıllık maliyet ve yakıt gideri bir arada durur; aylık maliyet trendi görünür. Filonun ne kadara mal olduğu tahmin edilmez. Şirkete ait, personelden kiralık ve dışarıdan kiralık araçların maliyeti aynı ölçekte karşılaştırılabilir hâle gelir.
Her araç ayrı ayrı izlenir
Her araç, kullanıcısı ve bulunduğu şehirle birlikte izlenir. İş ve özel kilometre ayrımını kimse elle hesaplamaz; kayıtlardan çıkar. Ayrım kayda dayandığı için kişiye yansıtılacak kullanım da belgeyle birlikte işlenir.
Masraflar kırılımıyla raporlanır
Aylık filo özeti kırılımıyla birlikte açılır. Hangi kalemde sapma olduğu görülür. Anormal yakıt tüketimi fatura büyümeden işaretlenir, böylece müdahale ay sonunu beklemez.
Araç ve demirbaş zimmeti sistemde tutulur
Araçlar ve diğer demirbaşlar aynı envanterde izlenir; kimde ne olduğu sorusu bir tabloya değil sisteme sorulur. İşten çıkışta iade edilmesi gerekenler de aynı kayıttan çıkar.
NELER SAĞLIYOR
Filo yönetiminde neler değişiyor
Rota Takibi
Araçların günlük rotaları dosya ve randevularla eşleşik biçimde izlenir; gereksiz kilometre ve rota sapmaları görünür hâle gelir.
Yakıt Tüketimi
Araç bazında yakıt tüketimi otomatik toplanır; anormal tüketim ve maliyet artışı sistem tarafından işaretlenir.
Mesai Dışı Kullanım
Mesai saatleri dışındaki araç kullanımı otomatik hesaplanır ve raporlanır; kişiye yansıtma tek tuşla yapılır.
Personel Bazlı Km Dökümü
Her araç canlı takip edilir; kim, hangi işe kaç kilometre gitti sorusunun cevabı personel bazında otomatik çıkar. Aylık filo raporu sistemdeki verilerden kendiliğinden oluşur.
Sahiplik Karşılaştırması
Şirkete ait, personelden kiralık ve dışarıdan kiralık araçların maliyeti aynı ölçekte karşılaştırılır. Hangi modelin daha ucuz olduğu tahminle değil veriyle bilinir.
Araç ve Demirbaş Envanteri
Her araç kaydı; plakası, zimmetli kullanıcısı ve zimmet tarihiyle birlikte tutulur. İşten çıkışta iade edilmesi gerekenler bu kayıttan çıkar.
İŞ SONUCU
Filo gideri nasıl kontrol altına alınıyor
Saha ekibiyle çalışan bir değerleme şirketinde araç giderleri önemli bir kalemdir, ancak takibi çoğu zaman elle yapılır. Kilometre elle kaydedilir, iş ve özel kullanım ayrımı belirsizleşir, yakıt sapmaları ancak fatura yükseldiğinde fark edilir.
BORA filoyu ölçülebilir hâle getirir. Rotalar dosya ve randevularla eşleşir, yakıt tüketimi araç bazında toplanır, mesai dışı kullanım ayrıca hesaplanır. Personel bazında kilometre dökümü bu ayrımdan otomatik olarak oluşur.
Sahiplik tipine göre maliyet karşılaştırması aylık filo raporunun içinde otomatik olarak yer alır. Yakıt sapmaları aynı raporda departman bazında görülür.