MODÜL 05 · ARKA OFİS
İnsan Kaynakları & Yönetim
İzin akışları, şube bazlı personel durumu, belge takibi ve işe alım havuzu tek ekranda toplanır. Onaylar sistemden yürür, raporlar kendiliğinden hazırlanır.
NELER OTOMATİKLEŞİYOR
Bu modül hangi işi sizden alıyor?
- İzin süreci
- Kâğıt ve mesajla yürüyen izin süreci kalkar. Talep sistemden verilir, onay akışı kendiliğinden işler.
- Evrak takibi
- Kimde hangi belgenin eksik olduğunu klasör klasör arama işi kalkar. Denetimde istenen dosya dakikalar içinde çıkar.
- Zimmet listesi
- Bilgisayar, telefon ve araç zimmetini tabloda tutma işi kalkar. Kimde ne olduğu sisteme sorulur.
- Yönetim raporu
- Aylık iş raporunu derlemek için mesai yapma işi kalkar. Rapor her sabah hazır gelir.
- Aday takibi
- Gelen başvuruları e-postada biriktirme işi kalkar; aynı aday iki kez baştan değerlendirilmez.
NASIL YÜRÜYOR
Geri ofis nasıl yürüyor
İzinden belgeye, demirbaştan işe alıma kadar geri ofisin tamamı aynı sistemde toplanır.
Aşağıdaki adımların hiçbiri elle yapılmaz. İzin talebinin girilmesinden yönetim raporunun hazırlanmasına kadar bütün adımlar sistem tarafından yürütülür.
Tüm kadro tek listede izlenir
Aktif ve pasif çalışanların tamamı tek yerde durur. Kadro bilgisi ayrı bir dosyada değil sistemde yaşar. Şubeler arası dağılım ve unvan kırılımı da aynı yerden görünür; büyüme planı bir tahmine değil mevcut tabloya dayanır.
Eksik personel evrakı anında görünür
Kimde hangi evrakın eksik olduğu aramaya gerek bırakmadan görünür. SPK ve BDDK denetimlerinde istenen personel dosyası dakikalar içinde çıkar. Eksik bir belge denetim gününde değil, eksildiği gün fark edilir.
İzin talepleri sistemden yürür
İzin talepleri sistemden verilir, onay akışı otomatik işler. Ekip müsaitliği planlamadan önce görünür. Sahada aynı gün kaç uzmanın bulunacağı bilindiği için iş kabulü de gerçekçi bir kapasiteye göre yapılır.
İş başvuruları havuzda toplanır
Gelen başvurular havuzda toplanır ve durumu takip edilir; aynı aday iki kez baştan değerlendirilmez. Yeni bir ile açılmak gerektiğinde o bölgede daha önce başvuranlar hazır bir kaynak olarak durur.
NELER SAĞLIYOR
Geri ofiste neler değişiyor
İzin Yönetimi
Kalan izin bakiyesi ve izin tipleri sistemde ayrı ayrı görünür; onay sırası ve tarihçesi kayıt altındadır.
Şube Bazlı İzleme
Tüm personel durumu; şube, sahadaki uzman sayısı ve açık dosya bilgisiyle birlikte tek panelden izlenir.
Otomatik İş Raporları
Günlük, haftalık ve aylık iş raporları sistem tarafından hazırlanır; her sabah yöneticilerin e-postasında hazır bekler.
Demirbaş & Zimmet
Bilgisayar, telefon ve ofis demirbaşları tek envanterde izlenir; her kayıt kategorisi, durumu ve zimmetli kişisiyle görünür. Çıkışta kimde ne kaldığı sistemde cevaplanır.
Denetime Hazır Personel Dosyası
Çalışan başına hangi belgenin mevcut, hangisinin onay beklediği ve hangisinin eksik olduğu tek tabloda görünür.
Şube Bazlı İş Hacmi
Hangi şubenin aylık ne kadar iş ürettiği ayrı ayrı görünür. Şubeler arası yük dengesizliği fark edilir hâle gelir.
İŞ SONUCU
Geri ofis de aynı sistemde yürür
Bir değerleme şirketi, sahaya dağılmış kalabalık bir ekiple yürür. Uzmanlar farklı illerde, şubeler farklı yüklerde, evraklar farklı klasörlerdedir. İzin kâğıtla, zimmet tabloyla, yönetim raporu mesaiyle döner. Bu işlerin hiçbiri şirkete gelir getirmez, ama hepsi denetimde ve büyümede önünüze çıkar.
BORA bu katmanı da aynı sistemin içine alır. Kadro, izin akışları, belge takibi, demirbaş zimmeti ve işe alım havuzu tek yerde durur; onaylar sistemden yürür. Hangi şubede kaç uzmanın sahada olduğu, kimde hangi evrakın eksik kaldığı ve ekibin ne zaman müsait olduğu sorulmadan görünür.
SPK ve BDDK denetimlerinde istenen personel evrakı dakikalar içinde çıkar. Yönetim raporları derlenmez, her sabah hazır gelir. Böylece geri ofis, şirketin büyümesini yavaşlatan bir yük olmaktan çıkar.