MODÜL 04 · ARKA OFİS
Mutabakat & Finans
Ay sonu mutabakatı artık günler değil dakikalar sürüyor. Banka hakediş dosyaları otomatik ayrıştırılır, kayıtlar sistemdeki raporlarla eşleştirilir; prim hesapları ve muhasebe kendiliğinden yürür.
NELER OTOMATİKLEŞİYOR
Bu modül hangi işi sizden alıyor?
- Hakediş eşleştirme
- Bankanın hakediş dosyasını tamamlanan işlerle elle karşılaştırma işi kalkar. Eksik ödeme ve tutar farkı işaretlenip önünüze gelir.
- Masraf onayı
- Dekont toplayıp hangi işe ait olduğunu bulma işi kalkar. Masraf talebe bağlı düşer, onay tek tıkla verilir.
- Prim hesabı
- Kimin ne kazandığını tabloya dökme işi kalkar. Prim tamamlanan işlerden hesaplanır ve bordroya hazır çıkar.
- Muhasebe kaydı
- Gelir, fatura ve tahsilat kayıtlarını elle işleme işi kalkar. Finans ekibi yalnızca istisnaları yönetir.
- Ay sonu kapanışı
- Kapanış için ayrılan günler kalkar; kapanış dakikalar içinde tamamlanır.
NASIL YÜRÜYOR
Ay sonu nasıl kapanıyor
Ay sonu kapanışının tamamı sistemde yürür; tutarlar tamamlanan işlerden ve tanımlı prim kurallarından üretilir.
Aşağıdaki adımların hiçbiri elle yapılmaz. Banka hakediş dosyasının sisteme düşmesinden ay sonu kapanışının tamamlanmasına kadar bütün işlemler sistem tarafından yürütülür.
Mutabakat dakikalar içinde kapanır
Bankadan gelen hakediş dosyası biçimi ne olursa olsun okunur ve sistemdeki tamamlanmış raporlarla eşleştirilir. Eksik ödeme ve tutar farkı işaretlenerek önünüze gelir; ay sonu kapanışı dakikalar içinde tamamlanır. Bir kalemin neden eşleşmediğini aramak için artık geçmiş kayıtları tek tek incelemek gerekmez.
Masraf onayları akışta yürür
Sahadan giren masraflar talebe bağlı olarak sisteme düşer. Onay tek tıkla verilir ve doğrudan hakedişe işlenir. Masrafın hangi işe ait olduğu baştan belli olduğu için ay sonunda dekont eşleştirmek gerekmez.
Primler otomatik hesaplanır
Uzman ve denetmen primleri tamamlanan işler üzerinden otomatik hesaplanır. Dönem seçilir, sonuç çıkar; kimin ne kazandığı elle hesaplanmaz. Bordroya giden çıktı da aynı veriden üretildiği için iki tablo arasında fark oluşmaz.
Prim dökümü satır satır görünür
Bir çalışanın prim dökümü açıldığında tutarın hangi işlerden çıktığı satır satır görünür. İtiraz da denetim de burada kapanır; kimsenin kendi hakedişini kendi tuttuğu kayıtlarla karşılaştırmasına gerek kalmaz.
Tahmini ve gerçekleşen ciro karşılaştırılır
Ciro tahmini ve gerçekleşen aynı yerde durur; masraf düşülmüş net kazanç ayrıca görünür. Ay sonunu beklemeden nerede olduğunuz bellidir. Hedefin altında kalınıyorsa bu, ay kapandıktan sonra değil ay içinde görülür.
NELER SAĞLIYOR
Finans tarafında neler değişiyor
Hakediş Ayrıştırma
Bankalardan gelen hakediş dosyaları formatı ne olursa olsun otomatik okunur, ayrıştırılır ve dosya bazında sistemdeki raporlarla eşleştirilir.
Otomatik Mutabakat
Günler süren ay sonu mutabakatı dakikalar içinde kapanır; eksik ödeme ve tutarsızlıklar otomatik işaretlenip önünüze gelir.
Prim Hesapları
Uzman ve denetmen primleri, tamamlanan işler üzerinden otomatik hesaplanır; bordroya hazır çıktı tek tıkla alınır.
Muhasebe Entegrasyonu
Gelir kayıtları, faturalar ve tahsilat durumu muhasebe akışına kendiliğinden işlenir; finans ekibi yalnızca istisnaları yönetir.
Eksik Ödeme Tespiti
Bankanın hakediş kaydıyla sistemdeki tamamlanmış işler karşılaştırılır; eksik ödeme ve tutar farkı işaretlenir. Tahsil edilmemiş bir iş gözden kaçmaz.
Bordroya Hazır Çıktı
Prim hesapları bordro için doğrudan kullanılabilir biçimde çıkar. Muhasebeyle finans arasında iki ayrı tablo tutulmaz.
İŞ SONUCU
Ay sonu kapanışı nasıl hızlanıyor
Değerleme şirketlerinde ay sonu, finans ekibinin haftasını yiyen bir projedir. Her banka hakedişini kendi biçiminde gönderir; kayıtlar tamamlanan işlerle elle karşılaştırılır, eksik ödemeler tek tek aranır, prim ve masraf hesapları tabloya dökülür. Bir tutarsızlık bulunduğunda geriye dönüp kaynağını aramak günler alır.
BORA kapanışı tek bir işleme indirir. Hakediş dosyası biçimi ne olursa olsun okunur ve sistemdeki tamamlanmış raporlarla eşleştirilir; eksik ödeme ve tutar farkı işaretlenerek önünüze gelir. Masraf onayları akışın içinde yürür, primler tamamlanan işlerden hesaplanır, muhasebe kayıtları kendiliğinden oluşur.
Günler süren kapanış dakikalara iner. Finans ekibi tablo hazırlamayı bırakır ve yalnızca eşleşmeyen kalemlerle ilgilenir. Prim itirazı da denetim de aynı yerde, tek bir çalışanın dökümü açılarak kapanır.